Otomatisasi perkantoran adalah salah satu bukti kemajuan teknologi seperti sekarang. Dalam penerapannya, otomatisasi perkantoran menggunakan teknologi untuk menggantikan tugas yang sebelumnya ditangani oleh tenaga manusia. Pemanfaatan teknologi dalam upaya otomatisasi perkantoran dimulai sejak kemunculan komputer pada kisaran tahun 1970-an. Kalau dulu otomatisasi dilakukan secara terbatas, saat ini hampir sebagian besar pekerjaan kantor bisa dilakukan teknologi ini.
Landasan utama dalam pemanfaatan otomatisasi perkantoran adalah local area network (LAN). Komunikasi data yang berlangsung melalui LAN, memungkinkan otomatisasi dapat dilakukan dalam berbagai cara. Pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan teknologi otomatisasi perkantoran pun bisa diselesaikan secara efisien. Dengan menggunakan teknologi ini, sebuah perusahaan bisa berjalan tanpa memerlukan banyak karyawan.
PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN
Dalam sebuah perusahaan, otomatisasi perkantoran bisa dilakukan dengan kombinasi antara software, komputer hardware, serta LAN. Dari kombinasi ketiganya, Anda bisa mempermudah dan membuat berbagai tugas dalam kantor bisa berlangsung secara otomatis. Dalam praktiknya, beberapa otomatisasi yang sering dilakukan di antaranya adalah akuntansi, manajemen inventaris, manajemen fasilitas, email, dan sebagainya.
Penggunaan otomatisasi perkantoran memungkinkan perusahaan untuk memiliki ruang secara digital yang bisa digunakan sebagai sarana penyimpanan sekaligus menggunakannya untuk keperluan tertentu. Saat ini, terdapat berbagai jenis sistem otomatisasi perkantoran yang bisa membantu perusahaan dalam menyelesaikan berbagai jenis tugas, dengan mengintegrasikannya pada front office ataupun sistem back-end.
TUJUAN DAN MANFAAT PENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN
Tujuan utama dari pemanfaatan otomatisasi perkantoran adalah sebagai upaya meningkatkan efisiensi di tempat kerja. Dalam penggunaannya, otomatisasi perkantoran disertai dengan sistem canggih yang memungkinkan perusahaan untuk menyelesaikan berbagai tugas, baik sepele ataupun rumit.
Dengan menggunakan otomatisasi perkantoran, pihak perusahaan akan memperoleh 6 manfaat besar, yaitu:
1. Manajemen Data
Benefit yang pertama dari otomatisasi perkantoran adalah adanya manajemen data yang tertata dengan baik. Teknologi otomatisasi perkantoran memastikan bahwa data penyimpanan data juga bisa berlangsung secara mudah. Berbagai fasilitas seperti reminder system, scheduler, ataupun task management, memungkinkan perusahaan untuk memonitor aktivitas bisnis tanpa banyak kerepotan.
2. Penyimpanan Data
Selanjutnya, pemanfaatan teknologi otomatisasi perkantoran juga memungkinkan perusahaan bisa menyimpan data penting dengan sangat mudah. Data yang tersimpan dalam sistem otomatisasi, bisa berupa berbagai jenis berkas, mulai dari gambar, spreadsheet, dokumen, dan lain-lain. Penyimpanan data secara virtual dengan otomatisasi perkantoran juga memungkinkan Anda untuk mengedit berkas dengan mudah.
Ditambah lagi, penyimpanan data secara digital menggunakan otomatisasi perkantoran juga bisa memberi kemudahan dalam pencarian berkas. Anda tidak perlu mengubek-ubek ruangan yang digunakan secara khusus untuk menyimpan data perusahaan. Sebagai gantinya, cukup dengan menggunakan kata kunci tertentu, data sudah bisa diperoleh.
3. Data Exchange
Keuntungan dari otomatisasi perkantoran yang selanjutnya adalah kemudahan melakukan data exchange. Fitur ini memungkinkan Anda untuk bertukar informasi atau mengirim berkas tertentu dengan mudah. Alih-alih menggunakan cara pengiriman yang manual, pengiriman berkas secara elektronik. Jenis berkas yang bisa dikirim juga tidak terbatas, bisa berupa gambar, video, presentasi, teks dokumen, spreadsheet, dan lain-lain hanya dalam hitungan detik.
4. Akurasi
Penggunaan komputer serta berbagai peralatan elektronik canggih tidak hanya membuat otomatisasi perkantoran jadi lebih mudah. Teknologi ini juga memastikan bahwa tugas yang dilakukan, bisa dilakukan dengan tingkat akurasi tinggi. Apalagi, saat ini kecanggihan teknologi memungkinkan komputer serta berbagai jenis mesin melakukan pekerjaan yang tak kalah efektif dibandingkan manusia.
Di waktu yang sama, penggunaan otomatisasi perkantoran menghindarkan Anda dari adanya kesalahan seperti yang dilakukan oleh tenaga manusia. Pada beberapa kasus, seorang karyawan bisa saja melakukan kesalahan karena berbagai faktor, seperti kelelahan, tugas yang monoton, dan sebagainya. Namun, hal seperti ini tidak akan terjadi pada peralatan canggih dalam otomatisasi perkantoran.
5. Menghemat Waktu dan Biaya
Benefit berikutnya dengan menggunakan otomatisasi perkantoran adalah kemampuannya dalam menghemat biaya serta waktu. Keberadaannya bisa membantu sebuah perusahaan untuk menyelesaikan tugas tertentu yang sebelumnya dikerjakan oleh tenaga khusus. Di waktu yang sama, penyelesaian tugas juga menjadi lebih cepat.
Sebagai contoh, dengan kemajuan teknologi dan komputer canggih saat ini, komunikasi kini bisa dilakukan tanpa ada batasan geografis. Komunikasi jarak jauh dapat dilakukan dalam secara sederhana. Demikian pula terkait keberadaan sarana penyimpanan digital, yang mengeliminasi kebutuhan ruang khusus untuk menyimpan berkas fisik.
6. Memaksimalkan Kinerja SDM
Selain itu, keberadaan teknologi otomatisasi perkantoran juga memungkinkan perusahaan untuk bisa memaksimalkan SDM yang dimiliki. Mendirikan perusahaan kini sudah tidak perlu lagi karyawan dalam jumlah banyak. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan teknologi otomatisasi untuk beberapa tugas.
JENIS-JENIS OTOMATISASI PERKANTORAN
Dalam praktiknya, Anda bisa menjumpai begitu banyak jenis otomatisasi perkantoran yang bisa dimanfaatkan perusahaan. Beberapa jenis otomatisasi perkantoran adalah di antaranya sebagai berikut:
1. Produktivitas Kantor
Otomatisasi perkantoran yang satu ini berguna untuk pembuatan dokumen. Salah satu fungsinya adalah membantu dalam mencetak dokumen.
2. Manajemen Informasi
Dalam menjalankan bisnis, perusahaan memiliki pusat informasi yang besar dan bisa diatur menggunakan otomatisasi perkantoran berupa manajemen informasi. Dengan teknologi ini, karyawan bisa menemukan informasi dan data yang mereka butuhkan dengan mudah tanpa harus meninggalkan meja kerja.
3. Intranet
Intranet juga merupakan salah satu bentuk otomatisasi perkantoran. Keberadaannya berperan penting untuk membagikan berkas dan dokumen kepada para karyawan dengan mudah.
4. Sistem Administrasi
Otomatisasi perkantoran juga bisa ditemukan dalam upaya mempermudah administrasi. Jenis otomatisasi perkantoran yang satu ini bisa Anda temukan dalam praktik akuntansi serta bidang human resource (HR).
5. Software Bisnis
Pada banyak kasus, Anda dapat menemukan penggunaan software yang secara khusus bisa membantu sektor bisnis tertentu. Sebagai contoh, project management, customer relationship management (CRM), dan sebagainya.
6. Data Processing
Sesuai dengan namanya, otomatisasi perkantoran yang satu ini adalah bertugas untuk melakukan pemrosesan data. Salah satu contoh dari otomatisasi data processing adalah dalam penggunaannya untuk payroll.
7. Komunikasi
Komunikasi juga merupakan salah satu bentuk otomatisasi perkantoran. Saat ini, komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai metode, tidak hanya komunikasi suara, tetapi juga komunikasi melalui email dan video.
8. Fasilitas
Otomatisasi perkantoran juga bisa ditemukan pada peralatan yang dipakai untuk mengelola fasilitas perusahaan. Sebagai contoh, Anda bisa menjumpai sistem yang secara khusus dibangun untuk mengelola keamanan ataupun pengaturan suhu ruangan di dalam kantor.
9. Kontrol internal
Lalu, ada pula otomatisasi perkantoran yang bertujuan untuk melakukan kontrol secara internal. Otomatisasi perkantoran dalam internal kontrol bisa ditemukan pada bidang finance, HR, serta teknologi informasi. Jenis otomatisasi ini berguna dalam pembagian tugas karyawan, proses audit, dan lain-lain.
Demikian informasi secara lengkap mengenai otomatisasi perkantoran. Dengan semakin berkembangnya bisnis, pemanfaatan otomatisasi perkantoran adalah sebuah hal yang wajib. Sebagai buktinya, saat ini muncul begitu banyak startup teknologi yang mampu memberikan layanannya dengan jumlah terbatas.
Microsoft Office merupakan software atau perangkat lunak yang paling sering digunakan, baik pelajar, juga pekerja profesional untuk membantu dalam menyelesaikan pekerjaannya dan juga tugas.
Microsoft Office
Microsoft office
Microsoft office terbagi menjadi beberapa jenis yang juga memiliki kemampuan berbeda untuk memudahkan tugas-tugas setiap penggunanya.
Microsoft Word
Microsoft Word merupakan salah satu software Ms.Office yang paling sering digunakan. Boleh jadi setiap laptop dan perangkat komputer setiap orang pasti memiliki aplikasi ini. Aplikasi ini diterbitkan pada tahun 1983 dengan berbagai versi, saat ini Ms.Word sudah ada versi terbaru yaitu Ms.Word 2016.
Ms.word merupakan aplikasi pengolah kata, dalam artian semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan kata dapat dilakukan dengan menggunakan Ms.Word. Contoh nya, membuat surat, membuat tabel, input gambar, membuat desain sederhana, membuat dokumen, dan berbagai macam pengolahan data lainnya. Saat ini Ms. Word juga sudah dikenal dari anak sekolah tingkat dasar hingga anak kuliahan untuk menyelesaikan skripsinya.
Microsoft Excel
Microsoft Excel merupakan aplikasi microsoft office yang berfungsi sebagai pengolah data berupa perhitungan angka maupun grafik. Dengan Ms.Excel pengguna dapat membuat lembar kerja spreadsheet dengan berbagai fitur kalkulasi akurat dan mudah dioperasikan.
Ms. Excel dapat membantu pengguna dalam membuat laporan keuangan seperti laporan akuntansi, baik berupa laporan angka maupun grafik. Namun untuk melakukan perhitungan secara otomatis pengguna harus menggunakan rumus dan logika. Microsoft Excel sebagai program populer memiliki kelebihan dibandingkan dengan aplikasi sejenis antara lain:
- Antarmuka pengguna yang user friendly.
- Tersedianya fitur untuk membuat grafik data.
- Adanya fitur pemrograman VBA.
- Kemampuan menyimpan data dalam jumlah besar.
- Mudah dioperasikan jika paham rumus dan logika dalam Excel.
Microsoft Powerpoint
Ms.Power point merupakan aplikasi dari Microsoft Office yang berfungsi sebagai media presentasi dengan menggunakan slide. Dengan menggunakan aplikasi ini pengguna dimudahkan untuk melakukan presentasi, selain itu dalam Power Point juga terdapat fitur-fitur yang dapat digunakan untuk membuat slide presentasi menjadi lebih menarik.
Kehadiran powerpoint membuat sebuah presentasi berjalan lebih mudah dan menggantikan cara presentasi kuno yaitu dengan transparansi proyektor atau biasa disebut OHP (Over Head Projector). Dengan menggunakan Microsoft Power Point berbagai macam tools dan template yang memberikan efek tertentu pada sebuah presentasi. Kelebihan Microsoft Power Point antara lain:
- Mudah untuk dioperasikan
- Tersedia berbagai macam desain dan animasi
- Tersedia berbagai macam template menarik
- Dapat dibuat dalam berbagai format
Microsoft Office Outlook
Microsoft Office Outlook adalah sebuah program personal information manager dari Microsoft, dan bagian dari suite Microsoft Office. Aplikasi ini mengelola informasi pribadi yang digunakan untuk mengirim dan membaca surat elektronik (email). Selain itu, juga memiliki fungsi seperti membuat catatan, jurnal, jadwal kerja dan kalender.
Microsoft Outlook ini bisa digunakan di semua perangkat windows, bukan hanya di komputer saja. Misalnya saja program Outlook Mobile yang memungkinkan penggunanya untuk saling berbagi data Outlook ke gawai. Microsoft Outlook mempunyai berbagai kelebihan, diantaranya yaitu :
- Interface ( tampilan ) sederhana namun tetap elegan.
- Memungkinkan pengguna untuk melakukan video call dengan Skype.
- Memiliki fitur undo untuk mengembalikan perintah yang baru saja dilaksanakan.
- Bisa dengan mudah terhubung ke sosmed ( social media ).
- Memiliki kapasitas SkyDrive sebesar 7 GigaByte.
- Dapat secara langsung mengedit dokumen office di SkyDrive
- Dapat memilah email masuk sesuai kategori yang dikehendaki.
- Dapat terhubung ke perangkat mobile seperti smartphone.
Microsoft Office OneNote
Microsoft OneNote adalah aplikasi office yang berfungsi seperti kertas catatan. Bukan hanya bisa menulis, namun juga menggambar, memasukkan objek, mencorat-coret, menampilkan screenshot, memberi komentar, serta membagikannya dengan rekan sekerja. Berbeda dari Microsoft Word, di OneNote kamu bisa menulis dan meletakkan apapun di tempat manapun yang kamu suka. Hampir sama seperti saat mencoret-coret di kertas, di OneNote kamu juga bebas untuk meletakkan elemen catatan.
OneNote sangat mungkin digunakan untuk mencatat ide, membuat daftar To Do List, rencana proyek, dan catata cepat. Selain itu, OneNote juga memiliki beberapa kelebihan lain, seperti:
- Terintegrasi dengan microsoft office
- Sinkronisasi dengan SkyDrive (Cloud Storage milik Microsoft)
- Bisa memasukan apa saja layaknya buku catatan
- Mudah dibagikan
Microsoft Office Access
Program aplikasi komputer dari Office lainnya adalah Acces. Program ini digunakan untuk perusahaan kecil dan juga rumahan untuk mengolah data dengan Microsoft Jet Database Engine. Program ini juga bisa menampilkan grafis yang sempurna sehingga mudah dipahami pengguna dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database.
Microsoft Access mempunyai banyak sekali fungsi yang membantu kinerja seseorang dalam mengolah data sehingga lebih mudah dan mengefektifkan waktu. Apalagi aplikasi ini juga mudah digunakan dan praktis. Sayangnya, banyak fitur yang masih berbayar. Biasanya program ini sudah di-bundling dengan program besutan Microsoft Office lainnya.
Microsoft Office Front Page
Microsoft FrontPage adalah sebuah program aplikasi editor html dan sebagai alat bantu administrasi situs web. Dalam FrontPage salah satu fitur yang terkenal adalah Template Web yang otomatis. Template yang dibuat oleh FrontPage mencakup sistem navigasi otomatis dan mampu menciptakan tombol-tombol yang dapat dianimasikan untuk beberapa halaman yang telah di tambahkan oleh pengguna FrontPage dan juga dapat merancang suatu halaman yang ingin di tampilkan di web. Front Page mampu menampilkan struktur data dan memudahkan navigasi situs web, serta mudah digunakan. Selain itu, aplikasi ini juga mampu menampilkan data yang dibuat oleh Microsoft office yang lainnya.
Microsoft Office Visio
Microsoft Office Visio merupakan aplikasi yang digunakan untuk membuat diagram Flowchart dan berbagai macam diagram, brainstorm dan beberapa skema jaringan. Aplikasi ini juga menggunakan fitur grafik vektor sehingga pengguna lebih dimudahkan untuk menggunakannya.
Kelebihan Visio adalah perangkatnya mudah dipahami dan mudah digunakan. Apalagi pilihan gambarnya pun banyak. Hanya saja, instalasi Office ini cukup rumit dan salah satu software yang berbayar.
Microsoft Office InfoPath
Microsoft Office InfoPath merupakan aplikasi Office yang berfungsi untuk pengembangan formulir data berbasis XML, seperti merancang, mendistribusikan, mengisi dan mengirimkan formulir elektronik yang berisi data terstruktur. Ms.Infopath dikeluarkan pada tahun 2003 dengan menyediakan beberapa fitur menarik.
Ketika dikembangkan, InfoPath memiliki nama kode XDocs dan menawarkan fitur-fitur seperti kemampuannya untuk membuat dan menampilkan dokumen XML dengan dukungan terhadap skema XML yang didefinisikan sendiri. InfoPath sendiri sudah menyediakan template-template yang langsung bisa digunakan untuk keperluan kita seperti : Absence Request, Invoice, Meeting Agenda, Resume, Service Request, Time Card, Sales Report, Travel Request, dan masih banyak lagi.
Microsoft Office Publisher
Aplikasi ini digunakan untuk kegiatan desktop publishing, seperti koran,majalah, poster, mading ,kalender dan lain-lain. Publisher juga sangat membantu dan praktis dalam bermain gambar. Aplikasi ini juga memiliki banyak efek untuk menunjang bentuk, teks, dan gambar publikasi menjadi tampak lebih profesional.
Welcome Back To My Blog! 