Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah seperangkat software yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis. ERP dulu lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise), namun sekarang juga telah populer di kalangan UKM. 

ERP adalah paket sistem dan software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis harian mereka, seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, produksi, proyek, SDM, dan-lain-lain. Sistem ini dapat memfasilitasi bisnis dengan informasi real-time dan akurat, sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis dengan baik berdasarkan data yang dihasilkan. Dengan mengumpulkan data transaksi bersama dari berbagai sumber, sistem ERP mencegah duplikasi data dengan memberikan integritas data.

ERP berkembang dari Manufacturing Resouces Planning (MRP II) di mana MRP II sendiri adalah hasil evalusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ERP dapat membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufaktur. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.

Pada organisasi atau perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP, umumnya menggunakan sistem database yang terpisah. Di mana setiap unit kerja memiliki database tersendiri, seperti pemasaran yang memiliki database pemasaran, sumber daya manusia atau HRD dengan database HRD tersendiri, purchashing memiliki database pembeliannya tersendiri, dan bagian finance (keuangan) memiliki database keuangan tersendiri. Sistem terpisah demikian memiliki database yang berbeda dan sering terjadi ketidaksesuaian sehingga sulit untuk pengelolaannya.

ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien. Berikut di bawah ini adalah beberapa keuntungan yang bisa dinikmati oleh organisasi yang berhasil menerapkan ERP.

1. Perencanaan & manajemen yang terkontrol (Planning)
Sistem ERP akan menyajikan beragam data dari unit bisnis yang berbeda-beda secara sistematis, komprehensif, real-time, dan mudah dalam aksesnya. Hal ini akan memudahkan perusahaan dalam melakukan pemantauan dan pengendalian atas proses bisnis Anda.

Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem ERP juga dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan. Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.

2. Akurasi data yang lebih baik (Costing)
Menentukan akurasi nilai – nilai default dari skema dasar yang digunakan dalam hampir keseluruhan proses transaksi khususnya transaksi keuangan dan material. Dengan sistem ERP Anda dapat menentukan lebih dari satu penggunaan metoda dan level penilaian material sesuai dengan tipe/jenis kategori material dan kebijakan perusahaan.

Dengan auto costing ini, setiap transaksi material dan aspek terkait dengan bisnis Anda dapat secara real-time mempengaruhi pergerakan dan perubahan kondisi keuangan perusahaan, yang pada akhirnya akan dapat menyajikan laporan keuangan dengan cepat bahkan real-time.

3.Peningkatan efisiensi & produktifitas (Forecasting)
Keuntungan yang dapat dirasakan secara langsung adalah pengurangan cost yang di butuhkan dalam menjalankan bisnis. Sistem ERP dapat memperkirakan aspek yang tidak menguntungkan. Dalam hal ini sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin atau peralatan kerja.

Sistem ERP memiliki fleksibilitas untuk beradaptasi dengan kebutuhan-kebutuhan di masa depan. Integrasi, kinerja, dan alur informasi yang berjalan dengan lebih baik dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam melakukan perencanaan dan pengendalian sehingga mereka siap menghadapi tantangan di masa yang akan datang.

4. Ekosistem perusahaan yang terintegrasi (Integration)
Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu.
Kesulitan mengakses data bukanlah hal yang kita inginkan. Apalagi jika data yang kita butuhkan tersebut sangat penting karena mempengaruhi keputusan yang perlu diambil. Kesulitan akses data tersebut mungkin dapat terjadi jika kita tidak memiliki suatu sistem yang rapi dan mudah untuk diakses dari manapun seperti software ERP. Karena terkadang kita tidak melulu ada di kantor, sedangkan kita hanya dapat mengakses informasi dari kantor saja.
Software ERP dengan cloud system membantu Anda otomatisasi proses bisnis, mengatur aktifitas harian di setiap bagian. Tanpa sistem ERP, Anda akan menjadi sangat sulit untuk dapat menjalankan alur kerja secara efektif dan kolaborasi antara bagian dengan baik.

Program-Program ERP

Logo SAP

1. SAP

SAP” adalah suatu nama mungkin sudah tidak asing lagi untuk praktisi-praktisi IT dunia, maupun di Indonesia. “SAP” ini adalah singkatan dari “System Analysis and Program Development (in German : Systemanalyse und Proggrammentwicklung)” yang ditemukan oleh Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Yang kemudian berganti menjadi “Systems Application and Products in Data Processing” pada tahun 1977. “SAP”yang dikenal pada saat ini adalah sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Sebelum sampai ke generasi R/3, SAP sudah melewati tahap R/1 dan R/2. Selain sistem R/3 yang terkenal banyak juga solusi-solusi bisnis lainnya antara lain SAP BI (Business Intelligence) yang digunakan untuk Data Warehousing, SEM (Strategic Enterprise Management), SCM (Supply Chain Management), CRM dan masih banyak solusi-solusi bisnis lain yang ditawarkan oleh SAP untuk berbagai jenis bidang usaha di dunia.

SAP adalah merupakan salah satu software ERP (Enterprise Structure) terkemuka dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di Asia.  Di Indonesia sendiri, sudah banyak perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga untuk mendapatkan suatu ERP dunia juga harus dibayar mahal baik dari segi licensenya, konsultan IT, dan juga SDM yang masih langka.

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem human resource.

ERP(Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya kerugian akibat ‘machine fault’ dan lain-lain. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory.

C.Beberapa variasi ERP
Di sistem manufaktur sendiri bisa terdapat beberapa variasi:
1.make-to-stock (diproduksi untuk dijadikan stok)
2.assemble-to-order (dirakit berdasarkan permintaan)
3.assemble-to-stock (dirakit untuk dijadikan stok)
4.make-to-order (diproduksi berdasarkan permintaan).

Contoh make-to-stock misalnya: pabrik kertas dimana kertas itu sudah menjadi suatu komoditi yang bisa dijual kapan saja. Sebuah contoh assemble-to-stock misalnya: pabrik TV yang mendatangkan komponennya secara knockdown yang kemudian di rakit untuk dijadikan TV siap jual.
Pada dasarnya, semakin kompleks suatu industri, maka sistem manufaktur tersebut juga makin menuju ke sistem assemble-to-order atau make-to-order. Sebagai contoh, industri pesawat nyaris tidak mungkin memakai sistem make to stock karena komponennya saja perlu di rancang khusus. Untuk industri seperti itu, beberapa vendor sistem ERP juga menyediakan sistem Project Management sebagai ganti dari sistem produksi.

D.Proses dalam ERP
Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap ‘best practice’ – proses umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.
Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga harus mengikuti ‘best practice process’ (proses umum terbaik) yang berlaku. Di sini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita. Management sebagai ganti dari sistem produksi sebelumnya.

Apa itu ERP? ERP (Enterprise Resource Planning) sebuah akronim yang memang belum menggambarkan makna yang sebenarnnya. Agar mudah memahaminya, abaikan kata Planning dan Resource, tapi perhatikan kata Enterprise. Di kata Enterprise itulah letak makna ERP yang sebenarnya.

ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Sebagai contoh, order penjualan yang dicatat di departemen penjualan akan secara otomatis diketahui kapan harus dikirim oleh bagian gudang. Begitu juga, bagian keuangan akan mengetahui kapan kas akan masuk dari pelanggan. Berkurangnya jumlah barang di gudang secara otomatis akan diketahui pula oleh bagian perencanaan produksi. Jika jumlah barang mencapai kondisi tertentu, sistem akan membuat permintaan produksi. Saat itu, informasi mengenai bahan baku yang dibutuhkan telah pula disajikan oleh sistem.

Setelah bagian perencanaan produksi me-review informasi dan menyetujuinya, secara otomatis informasi akan mengalir ke bagian pembelian, yang memungkinkannya menghubungi pemasok untuk negosiasi harga dan pengiriman. Saat itu, bagian pembelian juga mendapatkan berbagai informasi berharga mengenai kinerja para pemasoknya.
Setelah kesepakatan diperoleh, order pembelian dibuat dengan menekan satu tombol dan informasi rencana kedatangan barang telah sampai di bagian penerimaan barang. Sementara itu, bagian keuangan akan memperoleh informasi berapa jumlah uang yang harus disiapkan untuk order pembelian. Demikian seterusnya, sehingga keseluruhan alur proses bisnis di perusahaan tersebut menjadi sangat efisien. Perubahan-perubahan yang terjadi di satu bagian dapat diantisipasi dengan baik oleh bagian terkait lainnya.
Meski banyak analis dan vendor perangkat lunak mendefinisikan berbeda-beda, namun maknanya relatif sama. Ada yang menyebutnya ERP, karena merupakan evolusi dari MRP – Material Requirement Planning menjadi MRP II – Manufacturing Resource Planning, yang kemudian menjadi ERP – Enterprise Resource Planning. Ada juga yang menyebut ERM – Enterprise Resource Management, sekedar mendekatkan makna dan akronimnya. Suatu sistem yang mengelola seluruh sumber daya perusahaan.

ERM ini yang kemudian mendorong munculnya jargon baru TI, seperti CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), PLM (Product Lifecycle Management) dan SRM (Supplier Relationship Management). Jargon-jargon baru itu, pada intinya, adalah pemanfaatan lebih lanjut suatu sistem yang fokus utamanya adalah customer untuk CRM, rantai pergerakan barang untuk SCM, daur hidup produk untuk PLM serta supplier untuk SRM. Posisi ERM ada di tengah-tengah dan dikelilingi oleh CRM, SCM, PLM dan SRM.
ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan

Logo Aplikasi Odoo

2. Odoo

Secara singkat, Odoo merupakan sebuah software aplikasi bisnis yang mencakup CRM (Customer Relationship Management) atau menurut pengertiannya sendiri CRM adalah strategi bisnis yang memadukan proses, manusia dan teknologi. Selain itu, software ini juga mencakup Project Management, Penjualan (Sales), Manufaktur, Warehouse, serta Manajemen Keuangan.

Untuk pengertian lebih mendalam, Odoo merupakan sebuah sistem atau software manajemen open source, yang sangat mudah untuk digunakan dan diintegrasi.  Bentuk dari sistem Odoo ini sendiri ada bermacam, diantaranya adalah berbasis web, desktop serta mobile,. Selain itu, software ini memiliki banyak kelebihan seperti memiliki dan didukung oleh banyak komunitas, modul yang lengkap dan terintegrasi, pemasangan yang mudah, dan juga biaya yang terjangkau.

Dengan memanfaatkan fungsionalitas OpenERP atau Odoo ke level yang lebih tinggi, hal ini akan dapat memberikan banyak keuntungan untuk Anda. Dikarenakan software ini merupakan open source dan memiliki kemampuan ERP (sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya sebuah perusahaan), sehingga software ini memiliki lebih banyak penawaran selain fungsionalitas dari  Enterprise Resource Planning (ERP) itu sendiri. Selain itu, Odoo juga mendapat dukungan dari banyak komunitas yang dinamis, sangat fleksibel dan mudah untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Berdasarkan informasi yang telah didapatkan dari web resmi Odoo, saya berpendapat bahwa Odoo sangat jauh berbeda dengan sistem ERP lainnya yang biasanya memiliki tampilan yang kaku dan langkah-langkah yang rumit untuk mengaksesnya. Keuntungan dengan mengimplementasikan Odoo adalah:

1. Mudah untuk dikembangkan
2. Tampilan yang mudah untuk digunakan oleh orang awam
3. Tampilan yang menarik, sederhana, dan beragam warna
4. Sistem dengan basis web tersebut sangat mudah diakses dimana saja dan kapan saja
5. Dapat diakses tidak hanya melalui PC tetapi juga melalui tablet dan smartphone
6. Tidak perlu install beberapa aplikasi yang rumit dalam penerapan dan pengoperasian Odoo
7. Dapat berintegrasi dengan perusahaan lain yang juga menggunakan Odoo
8. Dapat digunakan dalam bisnis skala kecil hingga besar
9. Sistem menggunakan bahasa program HTML – PHP sehingga lebih mudah dimodifikasi

Logo Aplikasi Oracle

3. Oracle

 Oracle adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) dari Oracle Corporation. Awalnya dikembangkan pada tahun 1977 oleh Lawrence Ellison dan pengembang lainnya, Oracle DB adalah salah satu yang paling terpercaya dan secara luas digunakan mesin database relasional.

Sistem ini dibangun di sekitar kerangka database relasional di mana objek data dapat langsung diakses oleh pengguna (atau front end aplikasi) melalui bahasa query terstruktur (SQL). Oracle adalah arsitektur database relasional sepenuhnya terukur dan sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan global, yang mengelola dan mengolah data di jaringan area luas dan lokal. Oracle database memiliki komponen jaringan sendiri untuk memungkinkan komunikasi di seluruh jaringan, Oracle DB juga dikenal sebagai Oracle RDBMS.

Berikut Kekurangan Dari Oracle:

1.Oracle adalah software DMBS yang cukup mahal, rumit, dan paling sulit dipelajari.
2.Oracle membutuhkan spesifikasi hardware yang tinggi untuk dapat menjalankan software DMBS, supaya dapat berjalan dengan stabil.
3.Oracle diperuntukan untuk perusahaan ber skala besar karena mengingat harga nya yang cukup mahal.
4.Diperlukan database management supaya data yang bertambah ukurannya tidak mengalami kelambatan proses.
5.dll.

Berikut Kelebihan Dari Oracle:

1.Oracle termasuk salah satu software DBMS yang handal dan memiliki kemampuan yang tinggi jika di bandingkan dengan yang lain nya.
2.Oracle mampu menangani jumlah data dengan skala ukuran yang besar.
3.Oracle dapat mengolah data ukuran besar dengan cepat sehingga informasi yang di dapat lebih akurat sesuai dengan harapan pengguna nya.
4.Oracle memiliki kemampuan sebagai Technology Cluster Server.
5.Oracle memberikan fasilitas untuk management user dan dari setiap user tersebut dapat diatur hak akses nya untuk suatu database.
6.Oracle mampu di operasikan lebih dari satu platform system operasi.
7.Oracle dapat melakukan pemrosesan data yang cepat, dan bersifat open source.
8.Oracle mampu bekerja untuk lingkungan client/server, dll.

Mungkin itu saja yang bisa saya sampaikan jika ada kesalahan mohon maaf dimaklumi.